Frequently asked questions

Mit jelent az automatizálás a cégek adminisztrációjában?


Automatizálás alatt a vállalati adminisztrációs folyamatok olyan átalakítását értjük, amikor az élőmunka helyét gépi folyamatok veszik át. Ez lehet fizikai mozgatás (pl. számla-jóváhagyásnál fizikai mozgatás helyett digitális workflow), vagy személyesen végzett ismétlődő művelet (pl. számlaadat-egyeztetés).




Mit nyerhet a cégem az adminisztráció automatizálásával? Nálunk a számlakezelést a recepciós végzi, hol itt a megtakarítás?


Az adminisztráció automatizálása következő előnyökkel jár: - A folyamat átláthatóvá, tervezhetővé válik, nincsenek elfekvő, később aránytalanul nagy problémát okozó, elfelejtett tételek. Végre rend és transzparencia lesz a területen. - A bejövő számlákon érkező információk 1-2 napon belül a rendszerben vannak, egyedileg vagy összegében riportálhatóak. Az ad-hoc cash flow management immár a múlté, a kintlévőség tervezhetővé válik. - A kézi rögzítésekből adódó (meglepően nagy arányú) hibák, elütések megszűnnek. - És még számos egyéb gyakorlati, hatékonyságfokozó előny, amelyre a legtöbb, hagyományosan működő kkv nem is gondol.




Mit nyerhetek én, mint felsővezető?


A Dokumatik éppen a felsővezetőknek kínálja a legtöbbet - a több, másra fordítható személyes időt. Az időigényes jóváhagyások, áttekintések, rovancsok ideje lejárt. - A Dokumatikkal a számlajóváhagyások legfeljebb másodperceket vesznek el az életéből: a kérelem online érkezik a mobiljára, azonnal áttekinthető, Ön valóban döntési helyzetben van, még ha fizikailag a világ másik felén tartózkodik is. - A lecsökkent adminisztráció ugyanakkor nem jelenti a kontroll, az áttekinthetőség csökkenését - sőt! A költések áttekinthetőek, könnyen csoportosíthatóak, összegezhetőek másodpercek alatt, akár napjában többször is.




Kell nekem egyáltalán digitalizálás? Most, amikor mindenki a kötelező digitális számlákról beszél?


A NAV által kötelezően előírt digitális számla minimális követelménye egy olyan PDF előállítása, amely hivatalosított (digitális aláírás, időbélyeg). Ugyan előfordul már XML alapú számlaküldés is, ahol a számlán szereplő adatok metaadatként érkeznek (tehát a fogadó fél könyvelési programja el tudja olvasni), az esetek túlnyomó többségében a számla nem így, hanem PDF-ként érkezik. Ezt az iktatáshoz és könyveléshez még el kell olvasni. Nem beszélve a megőrzési kötelezettségről - ami miatt a legtöbben ezt a típusú számlát kinyomtatva tárolni kénytelenek.
A Dokumatik a következőket végzi digitális módon, automatikusan:
- iktatás - olvasás (kép alapú információ intelligens feldolgozása, metaadattá alakítása) - egyeztetés (az elolvasott adatok összevetése - pl. egy számla adatait a rendelés adataival) - adatfeldolgozás és riportolás az elovasott adatok alapján (pl. forgalom egy beszállítóra) - archiválás papír nélkül (megoldásunk a Deloitte által auditált, NAV által elfogadott) - kontírozás - automatikus könyvelés a kiválasztott könyvelő szoftverben




Biztonságos-e a megoldás? Elküldhetem-e az adataimat egy felhő (cloud) alapú rendszerbe?


A Dokumatik felhőmegoldások szolgáltatója külön erre dedikált rendszerrel rendelkezik. Rendszeresen auditált rendszere külső támadások és véletlen incidensek ellen lényegesen nagyobb védelemmel rendelkezik, mint a legtöbb kis- és középvállalat által használt tárhelyek. A felhő különböző használói tökéletesen elkülönítettek a rendszerben, az egyes felhasználó adatait kizárólag az ehhez a felhasználóhoz rendelt belépési kódok megadása után lehet elérni. A felhasználó a megbízásából eltárolt adat kizárólagos tulajdonosa. A szerződéses viszony esetleges megszűnése esetén a Dokumatik üzemeltetője köteles a teljes adatállományt visszaszolgáltatni a felhasználónak.